Aboa rajoittaa henkilöstönsä käyttöoikeutta henkilötietoihin. Pääsy henkilötietoihin on rajattu henkilöille, joilla on oikeus käsitellä niitä ja jotka tarvitsevat niitä työssään.
Kongresseja ja tapahtumia koskevia henkilötietoja käsittelee Aboan henkilöstö. Henkilöstön tietoja käsittelevät Aboan esimiehet ja johto. Kaikilla työntekijöillä on pääsy yhtiön asiakas- ja sidosryhmärekisteriin. Työntekijöillä on perusteelliset tiedot omaan vastuualueeseensa liittyvästä tietosuojasta.
Aboa tekee yhteistyötä alihankkijoiden ja palveluntarjoajien kanssa muun muassa kongressi- ja tapahtuma-alalla, taloushallinnossa ja palkanlaskennassa. Lisäksi monet henkilötietojen tallennukseen ja käsittelyyn käytettävät järjestelmät (kuten tietojen säilytys, asiakasrekisteri, Aboan verkkosivuston ylläpito ja valvonta sekä projektinhallinta) ovat pilvipohjaisia. Valtaosa tallennettavista ja käsiteltävistä tiedoista on sähköisessä muodossa.
Käyttäessämme alihankkijoita ja palveluntarjoajia huolehdimme siitä, että henkilötietojen luottamuksellisuus on turvattu ja tietoja käsitellään muutoinkin lainmukaisesti ja ainoastaan Aboan lukuun.
Tietoja voidaan luovuttaa, jos lainsäädäntö, tuomioistuimen päätös tai viranomaisen määräys niin edellyttää.
Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin niiden käsittelytarkoitus tai lainsäädäntö edellyttää.
