Ansvarsfull kongress – mot en mer hållbar framtid
Hållbarhet har länge varit ett diskussionsämne inom evenemangsbranschen. Tidigare har fokus främst legat på matrelaterade frågor som användning av engångskärl, matsvinn och plastsugrör. Men numera har frågorna breddats till att omfatta hela livscykeln för ett evenemang. I den här bloggen kommer vi att förklara vad som kännetecknar ett ansvarsfullt evenemang och hur vi på Aboa Events tar hänsyn till dessa aspekter.
Ansvar för miljön
Även om ansvarsfullhet har breddats till att omfatta flera områden, är miljöansvar fortfarande en viktig del av ett ansvarsfullt evenemang. Allt börjar med noggrann planering, där man tar hänsyn till vad som behövs för evenemanget och varför. Genom att noggrant planera vad som behövs undviks överkonsumtion, både ekonomiskt och miljömässigt.
Särskild uppmärksamhet ägnas åt frågor som rör mat. På Aboa Events strävar vi efter att minimera matsvinnet, till exempel genom att be deltagarna att registrera sig separat för måltiderna så att mängden mat kan optimeras. Vi gynnar också lokal produktion, ansvarsfullt inköpta ingredienser och miljövänliga kärl och bestick.
Vi använder oss också av uthyrnings- och utlåningstjänster i genomförandet av evenemang. Det innebär till exempel att vi hyr möbler, redskap och andra nödvändiga material istället för att köpa dem som engångsprodukter. På så sätt kan vi minska avfallet av material och spara på naturresurserna.
Evenemangsmaterial är en konkret klimatfråga som måste övervägas noga. Idag kan till exempel skyltar och viktig information skapas elektroniskt, vilket sparar onödig användning av pappersprodukter. Elektroniska versioner är också ofta mer mångsidiga, till exempel är det mer sannolikt att en rörlig bild fångar deltagarnas uppmärksamhet än en tryckt produkt. Det finns också ett antal miljövänliga alternativ till tryckta produkter, så det är värt att utforska dessa.
Valet av evenemangsplats är en viktig del av miljöansvaret. Principen om ”walkable meeting” innebär att man väljer en lokal som är lätt att nå till fots eller med kollektivtrafik. Detta minskar utsläppen från deltagarnas transporter och uppmuntrar till hållbar mobilitet. Boende, matservering och andra tjänster i närheten av evenemangsplatsen gör det möjligt för deltagarna att gå under hela evenemanget.
Socialt ansvar
Med socialt ansvar avses det ansvar som både deltagarna och de som arbetar med evenemanget har. Socialt ansvar handlar om att säkerställa människors välbefinnande och trygghet.
På Aboa Events innebär detta till exempel rättvis lön, säkerhet på arbetsplatsen och introduktion till i arbetet. Varje medarbetare ska ha möjlighet att utföra sitt arbete i lugn och ro och med rätt verktyg. Vi erbjuder också möjligheter för ungdomar och studerande att få arbetslivserfarenhet genom att anställa praktikanter och satsar på både deras introduktion och mångfalden i deras arbete.
Vi följer också principerna för tryggare rum så att alla som deltar i evenemanget, både deltagare och personal, kan känna sig välkomna och respekterade, oavsett bakgrund, kön, etnicitet eller andra personliga egenskaper.
Att arbeta med lokala aktörer är också en del av det sociala ansvaret. För oss på Aboa Events är det viktigt att samarbeta med aktörer som har sin verksamhet i samma stad eller i samma område som evenemanget. Detta samarbete stöder inte bara den lokala ekonomin, utan minskar ofta också transportkostnaderna och utsläppen.
Ekonomiskt ansvar
Ekonomiskt ansvar innebär hållbara lösningar i alla aspekter av evenemangets inköp. Hållbara anskaffningar av hög kvalitet stöder också miljömässigt och socialt ansvar. Noggrann budgetering och kostnadseffektivitet är avgörande. Aboa Events långsiktiga partnerskap med tjänsteleverantörer garanterar inte bara tillförlitliga tjänster utan också ett bra pris-kvalitetsförhållande.
För att kunna ta ekonomiskt ansvar krävs också transparens. Aboa Events upprätthåller en öppen dialog med kunden om utgifter och intäkter.
Engagera deltagarna
Ansvarsfulla evenemang blir inte av utan deltagarnas aktiva medverkan. Öppen kommunikation är nyckeln i detta avseende. Deltagarna måste bland annat känna till kongressens hållbarhetsmål och åtgärder, så att de kan förbinda sig till dem och agera i enlighet med dem.
På Aboa Events uppmuntrar vi deltagarna att använda miljövänliga transportmedel och strävar efter att välja lokaler som är tillgängliga för alla deltagare. Vi strävar också efter att vara tillgängliga före och under evenemanget så att deltagarna får all viktig information om evenemanget.
Sociala mediekanaler är ett utmärkt verktyg för att engagera deltagarna. Vi hjälper gärna våra kunder att skapa kanaler i sociala medier för sitt evenemang i god tid före evenemanget, så att deltagarna kan följa förberedelserna och delta i diskussionen före och under evenemanget.
Vikten av en webbplats
Webbplatsen är en viktig del av ett framgångsrikt och ansvarsfullt evenemang. Den fungerar som en central informationskanal och förser deltagarna med all nödvändig information om evenemanget på ett och samma ställe. Webbplatsen kan användas för att förmedla viktiga budskap om evenemangets hållbarhetsmål och åtgärder, vilket bidrar till att engagera deltagarna.
Webbplatsen bidrar också till att minska pappersförbrukningen, eftersom anmälan, program och annan information kan hanteras elektroniskt. Dessutom möjliggör webbplatsen interaktivitet och kommunikation i realtid med deltagarna, vilket förbättrar den övergripande upplevelsen och engagemanget för evenemanget. Optimeringar för att förbättra användarupplevelsen, till exempel energieffektiva servrar och användarvänlig design, stöder också hållbarhet.
Principen om ständiga förbättringar
Ansvar är inte en engångshandling, utan en pågående process. Det är viktigt att arrangörerna kontinuerligt utvärderar och utvecklar sina aktiviteter och aktivt följer nya trender och bästa praxis. Detta möjliggör en kontinuerlig förbättring och utveckling av evenemangen.
Sammanfattning
Ansvar för evenemang är ett mångfacetterat begrepp som kräver en helhetssyn. Endast genom noggrann planering, aktivt deltagande och kontinuerlig utveckling kan vi skapa evenemang som är hållbara och ansvarsfulla när det gäller miljö, samhälle och ekonomi.
