Vastuullisuus on ollut tapahtuma-alan puheenaiheena jo pitkään. Aiemmin keskiössä ovat olleet pääasiassa ruokailuun liittyvät aiheet, kuten kertakäyttöastioiden käyttö, ruokahävikki ja muovipillit. Nykyään aiheet ovat kuitenkin laajentuneet koskemaan koko tapahtuman elinkaarta. Tässä blogissa kerromme, mitä elementtejä vastuullinen tapahtuma pitää sisällään ja kuinka me Aboa Eventsillä otamme ne huomioon.
Ympäristövastuu
Vaikka vastuullisuuden käsitys onkin laajentunut, on ympäristövastuu silti edelleen tärkeä osa vastuullista tapahtumaa. Kaikki alkaa ennakkosuunnittelusta, jossa otetaan huomioon mitä asioita tapahtumaa varten tarvitaan ja miksi. Suunnittelemalla tarpeet huolellisesti, vältetään ylimääräistä kulutusta sekä taloudellisesti että ympäristön näkökulmasta.
Erityistä huomiota kiinnitetään ruokailuun liittyviin kysymyksiin. Pyrimme Aboa Eventsillä minimoimaan ruokahävikin muun muassa pyytämällä osallistujia ilmoittautumaan erikseen ruokailuun, jotta ruoan määrän voi optimoida. Lisäksi suosimme lähituotantoa ja vastuullisesti hankittuja raaka-aineita sekä ympäristöystävällisiä ruokailuvälineitä.
Hyödynnämme myös vuokrausta ja lainausta tapahtuman toteuttamisessa. Tämä tarkoittaa esimerkiksi kalusteiden, astioiden ja muiden tarvittavien materiaalien vuokraamista sen sijaan, että ne ostettaisiin kertakäyttöisinä. Tällä tavoin voimme vähentää materiaalien tuhlausta ja säästää luonnonvaroja.
Tapahtumien materiaalit ovat konkreettinen ilmastokysymys, jota on syytä pohtia tarkkaan. Nykyään esimerkiksi opasteet ja tärkeimmät informaatiot voidaan luoda sähköisesti, säästäen samalla paperituotteiden turhaa käyttöä. Sähköiset toteutukset ovat usein myös monipuolisempia, ja esimerkiksi liikkuva kuva kiinnittää osallistujan huomion painettua tuotetta paremmin. Painotuotteistakin löytyy useita ympäristöystävällisiä vaihtoehtoja, joten niihin tutustuminen kannattaa.
Tapahtumapaikan valinta on keskeinen osa ympäristövastuuta. Käveltävän kokouksen periaatteella tarkoitetaan sitä, että tapahtumapaikka valitaan siten, että se on helposti saavutettavissa kävellen tai julkisilla liikennevälineillä. Tämä vähentää osallistujien liikkumisesta aiheutuvia päästöjä ja kannustaa kestävään liikkumiseen. Tapahtumapaikan läheisyydessä olevat majoitusvaihtoehdot, ruokailupaikat ja muut palvelut mahdollistavat sen, että osallistujat voivat liikkua kävellen koko tapahtuman ajan.
Sosiaalinen vastuu
Sosiaalinen vastuu tarkoittaa vastuullisuutta, joka liittyy niin tapahtumien osallistujiin kuin tapahtumassa työskenteleviin henkilöihin. Sosiaalinen vastuullisuus koostuu henkilöiden hyvinvoinnista ja turvallisuudesta huolehtimisesta.
Aboa Eventsillä tämä tarkoittaa esimerkiksi reilua palkkausta, työturvallisuudesta huolehtimista ja riittävää perehdytystä työtehtäviin. Jokaisella työntekijällä tulee olla mahdollisuus toteuttaa työtään rauhassa ja oikeilla työvälineillä. Tarjoamme myös nuorille ja opiskelijoille mahdollisuuksia kerryttää työkokemusta palkkaamalla harjoittelijoita ja panostamalla sekä harjoittelijoiden perehdytyksiin että työtehtävien monipuolisuuteen.
Lisäksi noudatamme turvallisen tilan periaatetta, jotta kaikki tapahtumaan osallistujat, niin asiakkaat kuin henkilöstö, voivat tuntea olonsa tervetulleiksi ja kunnioitetuiksi, riippumatta taustasta, sukupuolesta, etnisyydestä tai muista henkilökohtaisista ominaisuuksista.
Osa sosiaalista vastuullisuutta on myös paikallisten toimijoiden kanssa toimiminen. Meille Aboa Eventsillä on tärkeää tehdä yhteistyötä toimijoiden kanssa, joiden yritystoiminta sijoittuu järjestettävän tapahtuman kanssa samaan kaupunkiin tai lähialueille. Yhteistyö ei tue ainoastaan paikallistaloutta, vaan usein vähentää myös kuljetuskustannuksia ja -päästöjä.
Taloudellinen vastuu
Taloudellinen vastuu tarkoittaa kestäviä ratkaisuja tapahtuman jokaisella hankinnan osa-alueella. Laadukkaat ja kestävät hankinnat tukevat myös ympäristövastuuta ja sosiaalista vastuuta. Huolellinen budjetointi ja kustannustehokkuus ovat avainasemassa. Aboa Eventsin pitkäaikaiset kumppanuudet palveluntarjoajien kanssa takaavat luotettavien palveluiden lisäksi hyvän hinta-laatu-suhteen.
Taloudellisen vastuun toteuttaminen edellyttää myös läpinäkyvyyttä. Aboa Events ylläpitää asiakkaan kanssa avointa keskustelua kuluista ja tuotoista.
Osallistujien sitouttaminen
Vastuulliset tapahtumat eivät synny ilman osallistujien aktiivista sitoutumista. Avoin viestintä on tässä suhteessa avainasemassa. Osallistujien on tiedettävä muun muassa kongressin vastuullisuustavoitteista ja -toimista, jotta he voivat sitoutua niihin ja toimia niiden mukaisesti.
Me Aboa Eventsillä kannustamme osallistujia ympäristöystävällisiin kulkutapoihin ja pyrimme valitsemaan tapahtumapaikat, jotka ovat saavutettavia kaikille osallistujille. Pyrimme myös olemaan hyvin tavoitettavissa tapahtumaa ennen ja sen aikana, jotta osallistujat saavat kaikki tärkeät tiedot tapahtumaan liittyen.
Sosiaalisen median kanavat ovat erinomainen väline osallistujien sitouttamiseen. Autamme mielellämme asiakkaitamme luomaan tapahtumalleen sosiaalisen median kanavat jo hyvissä ajoin ennen tapahtumaa, jolloin osallistujat voivat seurata tapahtuman valmisteluja ja osallistua keskusteluun niin tapahtumaa ennen kuin sen aikana.
Verkkosivuston tärkeys
Verkkosivusto on olennainen osa onnistunutta ja vastuullista tapahtumaa. Se toimii keskeisenä tiedotuskanavana ja tarjoaa osallistujille kaikki tarvittavat tiedot tapahtumasta yhdessä paikassa. Verkkosivuston kautta voidaan välittää tärkeitä viestejä tapahtuman vastuullisuustavoitteista ja toimenpiteistä, mikä auttaa sitouttamaan osallistujia.
Verkkosivuston avulla voidaan myös vähentää paperinkulutusta, sillä ilmoittautumiset, ohjelmat ja muu tiedotus voidaan hoitaa sähköisesti. Lisäksi verkkosivusto mahdollistaa interaktiivisuuden ja reaaliaikaisen viestinnän osallistujien kanssa, mikä parantaa kokonaiskokemusta ja sitoutumista tapahtumaan. Optimointi käyttökokemuksen parantamiseksi, kuten energiatehokkaat palvelimet ja käyttäjäystävällinen design, tukee myös vastuullisuutta.
Jatkuvan parantamisen periaate
Vastuullisuus ei ole kertaluonteinen teko, vaan jatkuva prosessi. Järjestäjien on tärkeää arvioida ja kehittää toimintaa jatkuvasti, seuraten aktiivisesti uusia trendejä ja parhaita käytäntöjä. Tämä mahdollistaa tapahtumien jatkuvan parantamisen ja kehittämisen.
Yhteenveto
Tapahtumien vastuullisuus on moniulotteinen käsite, joka edellyttää kokonaisvaltaista lähestymistapaa. Vain huolellisen suunnittelun, aktiivisen osallistumisen ja jatkuvan kehittämisen avulla voimme luoda tapahtumia, jotka ovat kestäviä ja vastuullisia niin ympäristön, yhteisöjen kuin taloudenkin kannalta.
